Hướng dẫn sử dụng Project Health Check
Ngày phát hành: 2026-09-18 · Cập nhật lần cuối: 2026-09-29 (xem 📋 Change Log) · Đối tượng: Toàn bộ thành viên tham gia dùng thử đợt này · Phạm vi đợt 1: WBS + Quality
1 Đây là gì và để làm gì?
Project Health Check là công cụ theo dõi tình trạng dự án tập trung — thay vì rải rác trên nhiều file Excel/chat, mọi thông tin về tiến độ công việc (WBS), lỗi/chất lượng (Quality), rủi ro, chi phí... được quản lý ở 1 nơi, đồng bộ trực tiếp với dữ liệu ticket trên Backlog.
Mục tiêu đợt dùng thử này: thử nghiệm 2 màn WBS (theo dõi tiến độ công việc) và Quality (theo dõi Defect/Leakage) với dữ liệu dự án thật của các bạn, trước khi mở rộng sang các chức năng còn lại.
2 Truy cập & Đăng nhập
👉 project-health-check-demo-mvp-fe.vercel.app
- Bấm "Đăng nhập bằng Google" → chọn tài khoản Google công ty (
@hblab.vn) → vào thẳng, không cần đăng ký hay chờ ai tạo tài khoản trước. - Lần đầu đăng nhập sẽ chưa thấy dự án nào — đây là bình thường, xem mục 3.
3 Bắt đầu: Tạo dự án, hoặc xin được mời
Có 2 cách để bắt đầu, tuỳ tình huống của bạn:
4 Vai trò của bạn trong 1 dự án
| Vai trò | Bạn làm được gì |
|---|---|
| Owner | Mọi thứ — sửa dữ liệu, xóa dự án, mời/gỡ người khác. |
| Editor | Nhập/sửa dữ liệu WBS, Quality... như bình thường. Không xóa được dự án, không đổi được quyền người khác. |
| Viewer | Chỉ xem, không sửa được gì — phù hợp cho người cần theo dõi tiến độ mà không trực tiếp cập nhật. |
5 Hướng dẫn chi tiết: Setup để dùng được WBS + Quality
Thứ tự bắt buộc phải làm theo (không đảo được):
Làm tắt (VD nhập tay WBS trước khi mapping xong) sẽ phải sửa lại. Người phụ trách setup (thường là Owner) làm 1 lần theo 4 bước dưới đây; các thành viên còn lại chỉ cần đợi xong rồi dùng từ mục 6-7.
1Kết nối Backlog (màn 1.15, tab "🔗 Kết nối Backlog")
- Nhập "Backlog API Base URL" — VD
https://yourspace.backlog.com(không có/viewở cuối). - Nhập "Project ID hoặc Project Key" — VD
HB2_1988_RLF. - Bấm "🔄 Đồng bộ toàn bộ Settings Backlog" — hệ thống hỏi API Key. Sau khi chạy xong, app lấy về: Issue Type, Trạng thái, Priority, Category, Milestone, Members, Custom Field.
- Xác nhận bảng "Đồng bộ lại riêng từng loại" hiển thị đủ số lượng > 0 — nếu có mục báo Lỗi, kiểm tra lại API Key/quyền truy cập project đó trên Backlog.
2Thiết lập nhanh Mapping (khuyến nghị) — tab "🪄 Thiết lập nhanh" (cùng màn 1.15)
Đây là cách nhanh nhất để mapping xong cả Issue Type ↔ Màn hình App và Field App ↔ Field Backlog cùng lúc, dựa trên 1 Profile (bộ luật khớp theo tên, dùng lại được cho nhiều dự án Backlog khác nhau):
- Chọn Profile ở dropdown đầu trang — mặc định có sẵn "Mặc định (tích hợp sẵn)"; nếu workspace đã có Profile chính thức khác (VD "Mặc định (HB2_1954 + HB2_1988)", đánh dấu ⭐ chính thức) thì ưu tiên chọn Profile đó — độ khớp cao hơn vì đã tinh chỉnh theo dữ liệu thật nhiều dự án.
- Bấm "Áp dụng profile & gợi ý" — hệ thống tự khớp từng Issue Type/Field theo tên, gán độ tin cậy:
- 🟢 Khớp đúng (exact) — tên trùng khớp hoàn toàn, yên tâm dùng ngay.
- 🟡 Khớp gần đúng (alias/gần giống) — nên rà lại 1 lượt cho chắc.
- 🔴 Không tìm được gợi ý — bắt buộc tự chọn tay ở cột dropdown bên cạnh.
- ⚪ Không dùng / ✅ Đã có mapping cũ / 🔵 Bạn vừa tự chọn tay — 3 trạng thái phụ, mỗi dòng đều có tooltip (rê chuột vào icon) giải thích rõ ý nghĩa.
- Tick "Chỉ hiện dòng field cần rà (vàng/đỏ)" để lọc bớt, chỉ tập trung vào dòng cần chú ý.
- Rà lại từng dòng 🟡/🔴, sửa bằng dropdown bên cạnh nếu cần — đặc biệt Custom Field domain-specific của Quality (Severity, Defect Category, Root Cause...).
- Nếu dự án đã có mapping tay từ trước và bạn CHỈ muốn điền thêm chỗ còn trống (không đổi gì PM đã tự chỉnh), để trống ô "Ghi đè mapping đã lưu". Chỉ tick ô này khi muốn áp lại toàn bộ theo Profile.
- Bấm "Lưu tất cả (N)" — chỉ ghi đúng phần thực sự thay đổi, không đụng tới mapping đã có mà bạn không sửa gì.
Không muốn dùng "Thiết lập nhanh", muốn tự map tay từng dòng? Vẫn dùng được 2 tab riêng như trước:
3Settings (màn 1.12) — cấu hình còn lại
- Ngôn ngữ hiển thị — chọn Tiếng Việt/English/日本語 thống nhất cho cả team.
- Đơn vị đo lường — đơn vị Burndown (MD/MM/Hours/Story Point...) theo thói quen team; đơn vị EVM để mặc định (Effort); hệ số quy đổi 1 MD = ? Hours và 1 MM = ? MD (mặc định 8 giờ / 20 MD) — bước này bắt buộc.
- Danh sách trạng thái công việc (Status) — với mỗi status, tick đúng 1 trong 2 cờ "Chưa bắt đầu (Open)" hoặc "Done" — Burndown và tính "Done" ở WBS dựa vào đây.
- Ngưỡng cảnh báo Dashboard — để mặc định lúc đầu, tinh chỉnh sau khi có dữ liệu thật 1-2 tuần.
- Milestones — kiểm tra 4 checkbox hiển thị Gantt/Master Schedule/Burndown/EVM cho từng Milestone.
- Danh sách Thành viên — gán Vai trò phù hợp, khai Lịch nghỉ cá nhân nếu có.
- Lịch dự án — xác nhận ngày làm việc chuẩn, dùng nút gợi ý lịch nghỉ lễ Việt Nam rồi rà lại theo quyết định nghỉ Tết chính thức — ảnh hưởng trực tiếp số "MD trễ" ở Dashboard.
- Ma trận Risk / Số bản ghi mỗi trang — bỏ qua, không cần cho đợt này.
- Cuối trang bấm "Lưu tất cả Settings" — bắt buộc, không tự lưu khi rời trang.
4Kéo dữ liệu thật từ Backlog vào WBS + Quality
Vào 1.13 PM_Agent → tab "🔄 Sync Backlog" → tab con "Pull":
- Chọn màn App muốn Pull (WBS trước, sau đó Quality Defect và Quality Leakage).
- Lọc theo Milestone/Assignee/Trạng thái/Category/Từ khóa nếu cần thu hẹp phạm vi.
- Bấm "Đếm" để biết số ticket khớp trước khi quét thật (giới hạn 500 ticket/lần).
- Bấm "Quét Pull" → xem bảng kết quả → chọn ticket cần đồng bộ → "Áp dụng". Ticket chưa có sẽ được tạo mới, ticket đã có sẽ được cập nhật.
- Lặp lại cho cả 3 màn (WBS, Quality Defect, Quality Leakage).
6 Dùng thử WBS (màn 1.2)
Màn WBS / Detail Schedule — theo dõi công việc theo cấu trúc 3 cấp (nhóm việc lớn → task → sub-task). Sau khi đã Pull dữ liệu ở mục 5:
- Xem cấu trúc công việc dạng cây ("🌳 Xem dạng Cây"), hoặc dạng danh sách phẳng.
- Cập nhật: Trạng thái, PIC (Actual), Actual Start-End, % Complete, Actual Effort.
- Dùng "☑ chọn nhiều dòng" + "🖊 Sửa hàng loạt" khi cần cập nhật nhiều dòng cùng lúc.
- Bảng đỏ đầu trang tự cảnh báo nếu PIC trùng lịch nghỉ đã khai.
- Kiểm tra field đồng bộ từ Backlog (PIC, Estimate, ngày...) có đúng không, báo lại nếu thấy sai/thiếu.
7 Dùng thử Quality (màn 1.7)
Màn Quality — theo dõi 2 danh sách: Defect (lỗi phát hiện nội bộ) và Leakage (lỗi lọt ra ngoài/khách hàng phát hiện).
- Tab 🐞 Defect: lỗi nội bộ. Tab 🚨 Leakage: lỗi lọt ra ngoài.
- Cập nhật Severity, phân loại lỗi, nguyên nhân, hành động khắc phục theo dữ liệu thật.
- Panel "Biểu đồ phân tích" — bấm "+ Thêm biểu đồ" để xem nhanh phân bố theo Severity/Category. Chart cần theo dõi thường xuyên? Bấm "📤 Ghim ra Dashboard" — xem mục 9.
- Kiểm tra dữ liệu đồng bộ từ Backlog đã đúng chưa, báo lại field chưa rõ nghĩa.
8 Các màn tự động lấy dữ liệu từ WBS
Sau khi mục 6 có dữ liệu WBS thật, các màn sau tự động hiển thị — chỉ cần biết cách đọc, không cần cấu hình thêm:
| Màn | Nội dung |
|---|---|
| 1.3 Gantt Chart | Timeline theo DTask, nhóm theo Milestone. |
| 1.4 Master Schedule | Mốc Milestone dạng timeline rút gọn, dùng báo cáo cấp trên. |
| 1.5 Burndown Chart | Chọn Milestone (hoặc "Toàn dự án") để xem Ideal/Actual/Forecast. Forecast nay tính theo tốc độ hoàn thành THEO TICKET (không còn ngoại suy 14 ngày cũ); ticket Cancelled không tính vào Ideal/Actual. Có thể "📤 Ghim ra Dashboard". |
| 1.6 EVM | BAC/PV/EV/AC/SPI/CPI/EAC/ETC/VAC theo Effort — cần WBS đủ Estimate + Plan Start/End. |
| 1.1 Dashboard | Tổng hợp WBS (SPI), Quality (Mật độ Defect+Leakage), CPI/SPI (EVM) và các chỉ số QCDC thành các thẻ "thời tiết" — có cảnh báo lệch theo milestone. Xem cuối cùng; xem thêm mục 9 cho tính năng Ghim chart/Report mới. |
9 ✨ Tính năng mới (bổ sung sau đợt phát hành đầu 2026-09-18)
📖Nút Hướng dẫn sử dụng (Topbar)
Bấm icon 📖 ở góc phải trên cùng của mọi màn hình — mở đúng trang hướng dẫn này ở tab mới, không mất trạng thái app đang xem.
📤Ghim biểu đồ ra Dashboard
Ở bất kỳ panel "Biểu đồ phân tích" nào (Issues, Quality Defect/Leakage/Document Defect, Risk, Opportunity, QnA, Change Request) và ở biểu đồ chính của Burndown — có nút "📤 Ghim ra Dashboard" cạnh mỗi chart. Bấm để chart đó xuất hiện thêm ở Dashboard (1.1), trong 1 khu vực riêng theo nhóm (Quality, Risk & Opportunity, Issues, QnA & Change Request, Schedule) — chỉ hiện khu vực nào đang có ít nhất 1 chart đã ghim.
📄Phân trang bảng kết quả quét Backlog Push
Ở 1.13 PM_Agent → Sync Backlog → tab Push, sau khi bấm "🔍 Quét thay đổi", bảng kết quả giờ phân trang (10/20/50/100/200 dòng/trang, cấu hình ở Settings 1.12) thay vì hiện hết 1 lần — chọn dòng ở trang này rồi chuyển trang khác không bị mất lựa chọn, "Chọn tất cả" vẫn áp dụng cho toàn bộ kết quả quét.
🖨️Tạo Report (Dashboard)
Ở Dashboard (1.1), bấm nút "🖨️ Tạo Report" — mở modal liệt kê các hạng mục đang có (Schedule, 2 KPI Agent, AI Insights, từng khu vực chart đã ghim), tick chọn hạng mục muốn đưa vào rồi bấm "Xuất" để tải về 1 file HTML độc lập (mở được ngay bằng double-click, không cần mạng) — dùng để gửi báo cáo nhanh mà không cần chụp màn hình từng phần.
🪄Thiết lập nhanh + 📚 Profile mapping + cảnh báo lệch mapping
Xem hướng dẫn dùng chi tiết ở Bước 2, mục 5. Vắn tắt: bấm "Thiết lập nhanh" → chọn Profile → xem gợi ý theo màu tin cậy (🟢 xanh / 🟡 vàng / 🔴 đỏ) → rà lại dòng vàng/đỏ → bấm "Lưu tất cả". App tự cảnh báo ("mapping bị lệch") nếu Backlog đổi tên/xóa Issue Type, Custom Field hoặc Status sau khi đã mapping.
🔐Key của tôi (lưu API Key theo tài khoản)
Tab mới ở màn 1.15 — lưu Backlog API Key gắn với tài khoản Google của bạn, dùng lại cho các lần Sync/Pull/Push sau mà không cần nhập lại mỗi lần (khác hẳn trước đây, xem mục 11).
10 Tạm CHƯA cần làm
Ngoài phạm vi đợt dùng thử này:
- 1.8 Issues, 1.9 Risk/Opportunity, QnA và Change Request (trong 1.13 PM_Agent) — để dành đợt sau.
- 1.10 Resource Plan, 1.11 Budget/Cost — chỉ cần nếu muốn EVM tính theo tiền.
- Push dữ liệu ngược lên Backlog — có thể thử nếu quen tay, không bắt buộc đợt này.
11 Vài lưu ý khi dùng thử
12 Gặp vấn đề / có góp ý?
📋 Change Log
So với bản phát hành đầu tiên (2026-09-18) — liệt kê MỌI thay đổi ảnh hưởng tới cách dùng app, kể cả những phần do đồng nghiệp phát triển, mới nhất lên đầu.
- 2026-09-29Backlog API Key (màn 1.15, tab "🔗 Kết nối Backlog"): giờ editor của dự án cũng lưu/kiểm tra/xoá được key (trước đây chỉ owner) — key vẫn luôn nằm trong tài khoản owner (dùng chung mọi dự án của owner đó), chỉ mở rộng thêm người được thao tác. Key tiếp tục được mã hoá trước khi lưu, không hiển thị lại dưới bất kỳ hình thức nào sau khi lưu.
- 2026-09-27Dashboard (1.1) tách thành 3 tab: Tổng quan / Biểu đồ đã ghim / Phân tích Milestone — mở màn giờ chỉ tải dữ liệu của tab Tổng quan trước, 2 tab kia chỉ tải khi thực sự bấm vào (có nút "🔄 Làm mới" riêng từng tab). Đo thực tế trên dữ liệu quy mô lớn: thời gian mở Dashboard lần đầu giảm từ ~17s xuống ~1.9s (nhanh hơn ~89%).
- 2026-09-26Report (Dashboard) có thêm Action Plan: liệt kê hành động cần làm dạng bảng có đo lường cụ thể (không chỉ mô tả chung chung), kèm mức độ tin cậy, hạn xử lý + người phụ trách, gộp chung với gợi ý từ AI; tick "đã chấp nhận" để theo dõi, có chip nhắc hạn ngay cạnh nút "Tạo Report", và tạo hàng loạt ticket Backlog từ các action đã chấp nhận (tự chặn tạo trùng). Đi kèm: 1.10 Resource Plan có thêm dòng Tổng cho bảng Actual Effort; sửa lỗi ticket trùng Issue Key và công thức dự báo tiến độ.
- 2026-09-251.17 Lịch sử dữ liệu (mục mới): xem lại được trạng thái ticket tại bất kỳ ngày nào trong quá khứ (WBS, Issues, Risk, Opportunity, Defect, Leakage, QnA, Change Request — đầy đủ mọi field, không chỉ số liệu tổng hợp), dữ liệu giữ lại 2 năm, tự chụp lại mỗi ngày không cần thao tác gì thêm.
- 2026-09-21Gộp "QCDC Overview" vào thẳng Dashboard (1.1): thêm chỉ số CPI/SPI theo từng Milestone, dự báo ngày hoàn thành (mốc dự kiến/thận trọng) cho từng Milestone, tự cảnh báo khi số liệu tổng bị lệch so với số cộng dồn theo từng Milestone.
- 2026-09-21Burndown Chart dự báo ngày hoàn thành chính xác hơn (tính theo tốc độ xử lý ticket thực tế + năng lực đội lấy từ Resource Plan, thay vì ước lượng chung chung); ticket đã đánh dấu Cancelled không còn tính vào tiến độ ở bất kỳ đâu (Burndown/EVM/Quality/Dashboard).
- 2026-09-21Sửa lỗi ô nhập Plan (MM) ở Resource Plan (1.10) hay bị nhảy sang ô khác khi đang gõ.
- 2026-09-20Các nút Pull (Đếm/Quét/Tải lô/Tải toàn bộ) tự dùng API Key đã lưu của Owner dự án — không cần tự nhập Key mỗi lần Pull nữa (Push vẫn cần nhập như trước).
- 2026-09-20Cải thiện độ chính xác gợi ý mapping của "Thiết lập nhanh": bổ sung 1 bộ gợi ý mặc định mới đã đối chiếu với dữ liệu thật của nhiều dự án hơn, giảm số dòng phải tự map tay.
- 2026-09-194 tính năng mới: nút 📖 Hướng dẫn sử dụng (Topbar), phân trang bảng kết quả quét Backlog Push, 📤 Ghim biểu đồ ra Dashboard (8 panel chart + Burndown, khác cơ chế 📌 Ghim snapshot cũ), 🖨️ Tạo Report (xuất file HTML từ Dashboard).
- 2026-09-19Tính năng "🪄 Thiết lập nhanh" mapping (1.15): áp Profile mapping theo tên cho cả Issue Type ↔ Màn hình và Field ↔ Field cùng lúc, thay cho việc map tay từng dòng; thêm tab Profile mapping dùng chung workspace và cảnh báo tự động khi mapping bị lệch so với Backlog.
- 2026-09-19Backlog API Key giờ lưu theo TÀI KHOẢN của bạn (tab "🔐 Key của tôi") thay vì phải nhập lại cho từng dự án — dùng chung cho mọi dự án bạn là Owner trên cùng 1 Backlog space; đổi Owner dự án thì tự chuyển sang dùng key của Owner mới.
- 2026-09-19EVM (1.6): đơn giản hóa còn 2 cách tính (Calendar MM / Actual Effort, bỏ quy đổi theo đơn giá nhân sự); tính chi phí thực tế (AC) chính xác hơn theo từng Milestone; sửa lỗi cảnh báo tiến độ "hơi chậm" (SPI) hiển thị sai do làm tròn số.
- 2026-09-19Burndown Chart (1.5): khi chọn 1 Milestone, biểu đồ bám đúng khoảng thời gian của Milestone đó; cảnh báo rõ các task có ngày nằm ngoài khoảng đó; hiển thị rõ các mốc ngày quan trọng (Start/Plan End/Forecast End) trên biểu đồ.
- 2026-09-19Quality (1.7): cách tính Effort theo từng giai đoạn (Phase) chính xác hơn, khớp đúng công thức với Dashboard để 2 màn luôn ra cùng 1 số.
- 2026-09-19Sửa lỗi: bấm "Reset về Dữ liệu Mẫu" nhiều lần không còn tạo ra nhiều dự án mẫu trùng lặp nữa.
- 2026-09-18Phát hành bản hướng dẫn sử dụng đầu tiên, phạm vi WBS + Quality.