🚀 Project Health Check Hướng dẫn sử dụng · Bản Demo
Mở ứng dụng ↗

Hướng dẫn sử dụng Project Health Check

Ngày phát hành: 2026-09-18  ·  Cập nhật lần cuối: 2026-09-29 (xem 📋 Change Log)  ·  Đối tượng: Toàn bộ thành viên tham gia dùng thử đợt này  ·  Phạm vi đợt 1: WBS + Quality

1 Đây là gì và để làm gì?

Project Health Check là công cụ theo dõi tình trạng dự án tập trung — thay vì rải rác trên nhiều file Excel/chat, mọi thông tin về tiến độ công việc (WBS), lỗi/chất lượng (Quality), rủi ro, chi phí... được quản lý ở 1 nơi, đồng bộ trực tiếp với dữ liệu ticket trên Backlog.

Mục tiêu đợt dùng thử này: thử nghiệm 2 màn WBS (theo dõi tiến độ công việc) và Quality (theo dõi Defect/Leakage) với dữ liệu dự án thật của các bạn, trước khi mở rộng sang các chức năng còn lại.

2 Truy cập & Đăng nhập

👉 project-health-check-demo-mvp-fe.vercel.app

📖Mọi lúc cần tra lại hướng dẫn này ngay trong app: bấm nút 📖 ở góc phải trên cùng của Topbar (cạnh tên tài khoản) — mở đúng trang này ở tab mới, không mất trạng thái đang làm việc.

3 Bắt đầu: Tạo dự án, hoặc xin được mời

Có 2 cách để bắt đầu, tuỳ tình huống của bạn:

Cách A — Bạn phụ trách 1 dự án mới
Vào "Quản lý Dự án" → bấm "+ New Project" → nhập mã dự án + tên. Bạn tự động là Owner — toàn quyền quản lý, mời thêm người vào cùng làm.
Cách B — Tham gia dự án đã có sẵn
Nhờ Owner vào "Quản lý Dự án" → 👥 Cộng tác viên, nhập email Google của bạn + chọn vai trò (Editor/Viewer). Dự án tự xuất hiện ở lần đăng nhập tiếp theo.
⚠️ Mỗi dự án là dữ liệu riêng biệt theo người tạo — nếu 2 người tạo trùng mã dự án mà không liên quan nhau, hệ thống coi đó là 2 dự án độc lập hoàn toàn (tự thêm hậu tố phân biệt, không lẫn dữ liệu). Muốn cùng làm chung 1 dự án, phải được mời theo Cách B — không tự tạo trùng mã.

4 Vai trò của bạn trong 1 dự án

Vai tròBạn làm được gì
OwnerMọi thứ — sửa dữ liệu, xóa dự án, mời/gỡ người khác.
EditorNhập/sửa dữ liệu WBS, Quality... như bình thường. Không xóa được dự án, không đổi được quyền người khác.
ViewerChỉ xem, không sửa được gì — phù hợp cho người cần theo dõi tiến độ mà không trực tiếp cập nhật.

5 Hướng dẫn chi tiết: Setup để dùng được WBS + Quality

Thứ tự bắt buộc phải làm theo (không đảo được):

🔗 Kết nối Backlog→ 🪄 Thiết lập nhanh→ ⚙️ Settings→ ⬇️ Pull dữ liệu

Làm tắt (VD nhập tay WBS trước khi mapping xong) sẽ phải sửa lại. Người phụ trách setup (thường là Owner) làm 1 lần theo 4 bước dưới đây; các thành viên còn lại chỉ cần đợi xong rồi dùng từ mục 6-7.

1Kết nối Backlog (màn 1.15, tab "🔗 Kết nối Backlog")

  1. Nhập "Backlog API Base URL" — VD https://yourspace.backlog.com (không có /view ở cuối).
  2. Nhập "Project ID hoặc Project Key" — VD HB2_1988_RLF.
  3. Bấm "🔄 Đồng bộ toàn bộ Settings Backlog" — hệ thống hỏi API Key. Sau khi chạy xong, app lấy về: Issue Type, Trạng thái, Priority, Category, Milestone, Members, Custom Field.
  4. Xác nhận bảng "Đồng bộ lại riêng từng loại" hiển thị đủ số lượng > 0 — nếu có mục báo Lỗi, kiểm tra lại API Key/quyền truy cập project đó trên Backlog.
🔐Không muốn nhập lại API Key mỗi lần nữa? Vào tab "🔐 Key của tôi" (cùng màn 1.15) để lưu API Key gắn với tài khoản Google của bạn — chi tiết xem mục 11.

2Thiết lập nhanh Mapping (khuyến nghị) — tab "🪄 Thiết lập nhanh" (cùng màn 1.15)

Đây là cách nhanh nhất để mapping xong cả Issue Type ↔ Màn hình App và Field App ↔ Field Backlog cùng lúc, dựa trên 1 Profile (bộ luật khớp theo tên, dùng lại được cho nhiều dự án Backlog khác nhau):

  1. Chọn Profile ở dropdown đầu trang — mặc định có sẵn "Mặc định (tích hợp sẵn)"; nếu workspace đã có Profile chính thức khác (VD "Mặc định (HB2_1954 + HB2_1988)", đánh dấu ⭐ chính thức) thì ưu tiên chọn Profile đó — độ khớp cao hơn vì đã tinh chỉnh theo dữ liệu thật nhiều dự án.
  2. Bấm "Áp dụng profile & gợi ý" — hệ thống tự khớp từng Issue Type/Field theo tên, gán độ tin cậy:
    • 🟢 Khớp đúng (exact) — tên trùng khớp hoàn toàn, yên tâm dùng ngay.
    • 🟡 Khớp gần đúng (alias/gần giống) — nên rà lại 1 lượt cho chắc.
    • 🔴 Không tìm được gợi ý — bắt buộc tự chọn tay ở cột dropdown bên cạnh.
    • ⚪ Không dùng / ✅ Đã có mapping cũ / 🔵 Bạn vừa tự chọn tay — 3 trạng thái phụ, mỗi dòng đều có tooltip (rê chuột vào icon) giải thích rõ ý nghĩa.
  3. Tick "Chỉ hiện dòng field cần rà (vàng/đỏ)" để lọc bớt, chỉ tập trung vào dòng cần chú ý.
  4. Rà lại từng dòng 🟡/🔴, sửa bằng dropdown bên cạnh nếu cần — đặc biệt Custom Field domain-specific của Quality (Severity, Defect Category, Root Cause...).
  5. Nếu dự án đã có mapping tay từ trước và bạn CHỈ muốn điền thêm chỗ còn trống (không đổi gì PM đã tự chỉnh), để trống ô "Ghi đè mapping đã lưu". Chỉ tick ô này khi muốn áp lại toàn bộ theo Profile.
  6. Bấm "Lưu tất cả (N)" — chỉ ghi đúng phần thực sự thay đổi, không đụng tới mapping đã có mà bạn không sửa gì.
📚Cần dùng lại mapping của 1 dự án Backlog khác cho project này, hoặc đóng góp mapping dự án bạn vừa làm xong thành 1 Profile dùng chung? Xem tab "📚 Profile mapping" — có nút "Tạo mới từ mapping dự án hiện tại" và "Gộp vào profile". Chỉ admin mới lưu được Profile chính thức (⭐ isOfficial) cho cả workspace dùng chung.
⚠️Nếu app tự động cảnh báo "mapping bị lệch" (banner phía trên các tab của màn 1.15) — nghĩa là 1 Issue Type/Custom Field/Status trên Backlog đã bị đổi tên/xóa sau khi bạn mapping — bấm "Đồng bộ toàn bộ Settings Backlog" rồi map lại đúng dòng bị lệch.

Không muốn dùng "Thiết lập nhanh", muốn tự map tay từng dòng? Vẫn dùng được 2 tab riêng như trước:

🗂️ Mapping Màn hình
Với mỗi Issue Type, chọn màn App tương ứng. Cho đợt này chỉ cần map 3 nhóm: công việc/task → WBS; lỗi nội bộ → Quality — Defect; lỗi lọt ra ngoài → Quality — Leakage. 1 Issue Type chỉ gán được 1 màn; 1 màn nhận nhiều Issue Type.
🧩 Mapping Field (API)
Rà từng field của WBS/Quality, đối chiếu Backlog thật. Field Trạng thái (Status) của WBS cần map đúng vì Bước 3 (Settings) phụ thuộc vào đây. Chỉ lưu khi bấm "💾 Lưu thay đổi" — đổi select không tự lưu ngay.

3Settings (màn 1.12) — cấu hình còn lại

  1. Ngôn ngữ hiển thị — chọn Tiếng Việt/English/日本語 thống nhất cho cả team.
  2. Đơn vị đo lường — đơn vị Burndown (MD/MM/Hours/Story Point...) theo thói quen team; đơn vị EVM để mặc định (Effort); hệ số quy đổi 1 MD = ? Hours và 1 MM = ? MD (mặc định 8 giờ / 20 MD) — bước này bắt buộc.
  3. Danh sách trạng thái công việc (Status) — với mỗi status, tick đúng 1 trong 2 cờ "Chưa bắt đầu (Open)" hoặc "Done" — Burndown và tính "Done" ở WBS dựa vào đây.
  4. Ngưỡng cảnh báo Dashboard — để mặc định lúc đầu, tinh chỉnh sau khi có dữ liệu thật 1-2 tuần.
  5. Milestones — kiểm tra 4 checkbox hiển thị Gantt/Master Schedule/Burndown/EVM cho từng Milestone.
  6. Danh sách Thành viên — gán Vai trò phù hợp, khai Lịch nghỉ cá nhân nếu có.
  7. Lịch dự án — xác nhận ngày làm việc chuẩn, dùng nút gợi ý lịch nghỉ lễ Việt Nam rồi rà lại theo quyết định nghỉ Tết chính thức — ảnh hưởng trực tiếp số "MD trễ" ở Dashboard.
  8. Ma trận Risk / Số bản ghi mỗi trang — bỏ qua, không cần cho đợt này.
  9. Cuối trang bấm "Lưu tất cả Settings" — bắt buộc, không tự lưu khi rời trang.

4Kéo dữ liệu thật từ Backlog vào WBS + Quality

Vào 1.13 PM_Agent → tab "🔄 Sync Backlog" → tab con "Pull":

  1. Chọn màn App muốn Pull (WBS trước, sau đó Quality Defect và Quality Leakage).
  2. Lọc theo Milestone/Assignee/Trạng thái/Category/Từ khóa nếu cần thu hẹp phạm vi.
  3. Bấm "Đếm" để biết số ticket khớp trước khi quét thật (giới hạn 500 ticket/lần).
  4. Bấm "Quét Pull" → xem bảng kết quả → chọn ticket cần đồng bộ → "Áp dụng". Ticket chưa có sẽ được tạo mới, ticket đã có sẽ được cập nhật.
  5. Lặp lại cho cả 3 màn (WBS, Quality Defect, Quality Leakage).
📄Nếu chưa tiện dùng API Key, có thể dùng CSV Template #2 ở 1.15 (import file CSV xuất từ Backlog) làm phương án thay thế.

6 Dùng thử WBS (màn 1.2)

Màn WBS / Detail Schedule — theo dõi công việc theo cấu trúc 3 cấp (nhóm việc lớn → task → sub-task). Sau khi đã Pull dữ liệu ở mục 5:

7 Dùng thử Quality (màn 1.7)

Màn Quality — theo dõi 2 danh sách: Defect (lỗi phát hiện nội bộ) và Leakage (lỗi lọt ra ngoài/khách hàng phát hiện).

8 Các màn tự động lấy dữ liệu từ WBS

Sau khi mục 6 có dữ liệu WBS thật, các màn sau tự động hiển thị — chỉ cần biết cách đọc, không cần cấu hình thêm:

MànNội dung
1.3 Gantt ChartTimeline theo DTask, nhóm theo Milestone.
1.4 Master ScheduleMốc Milestone dạng timeline rút gọn, dùng báo cáo cấp trên.
1.5 Burndown ChartChọn Milestone (hoặc "Toàn dự án") để xem Ideal/Actual/Forecast. Forecast nay tính theo tốc độ hoàn thành THEO TICKET (không còn ngoại suy 14 ngày cũ); ticket Cancelled không tính vào Ideal/Actual. Có thể "📤 Ghim ra Dashboard".
1.6 EVMBAC/PV/EV/AC/SPI/CPI/EAC/ETC/VAC theo Effort — cần WBS đủ Estimate + Plan Start/End.
1.1 DashboardTổng hợp WBS (SPI), Quality (Mật độ Defect+Leakage), CPI/SPI (EVM) và các chỉ số QCDC thành các thẻ "thời tiết" — có cảnh báo lệch theo milestone. Xem cuối cùng; xem thêm mục 9 cho tính năng Ghim chart/Report mới.
💰Muốn EVM tính theo tiền (chi phí) cần cấu hình thêm Resource Plan (1.10) + Budget/Cost (1.11) — ngoài phạm vi đợt dùng thử này, tạm để EVM chạy theo Effort là đủ.

9 ✨ Tính năng mới (bổ sung sau đợt phát hành đầu 2026-09-18)

📖Nút Hướng dẫn sử dụng (Topbar)

Bấm icon 📖 ở góc phải trên cùng của mọi màn hình — mở đúng trang hướng dẫn này ở tab mới, không mất trạng thái app đang xem.

📤Ghim biểu đồ ra Dashboard

Ở bất kỳ panel "Biểu đồ phân tích" nào (Issues, Quality Defect/Leakage/Document Defect, Risk, Opportunity, QnA, Change Request) và ở biểu đồ chính của Burndown — có nút "📤 Ghim ra Dashboard" cạnh mỗi chart. Bấm để chart đó xuất hiện thêm ở Dashboard (1.1), trong 1 khu vực riêng theo nhóm (Quality, Risk & Opportunity, Issues, QnA & Change Request, Schedule) — chỉ hiện khu vực nào đang có ít nhất 1 chart đã ghim.

⚠️Phân biệt rõ với "📌 Ghim" cũ ở Burndown (nút riêng, đã có từ trước) — đó là lưu snapshot (ảnh chụp) đường Burndown tại 1 thời điểm, hiển thị bên dưới CÙNG màn Burndown, không liên quan gì tới Dashboard. 2 nút này độc lập nhau, không dùng thay thế cho nhau.

📄Phân trang bảng kết quả quét Backlog Push

Ở 1.13 PM_Agent → Sync Backlog → tab Push, sau khi bấm "🔍 Quét thay đổi", bảng kết quả giờ phân trang (10/20/50/100/200 dòng/trang, cấu hình ở Settings 1.12) thay vì hiện hết 1 lần — chọn dòng ở trang này rồi chuyển trang khác không bị mất lựa chọn, "Chọn tất cả" vẫn áp dụng cho toàn bộ kết quả quét.

🖨️Tạo Report (Dashboard)

Ở Dashboard (1.1), bấm nút "🖨️ Tạo Report" — mở modal liệt kê các hạng mục đang có (Schedule, 2 KPI Agent, AI Insights, từng khu vực chart đã ghim), tick chọn hạng mục muốn đưa vào rồi bấm "Xuất" để tải về 1 file HTML độc lập (mở được ngay bằng double-click, không cần mạng) — dùng để gửi báo cáo nhanh mà không cần chụp màn hình từng phần.

🪄Thiết lập nhanh + 📚 Profile mapping + cảnh báo lệch mapping

Xem hướng dẫn dùng chi tiết ở Bước 2, mục 5. Vắn tắt: bấm "Thiết lập nhanh" → chọn Profile → xem gợi ý theo màu tin cậy (🟢 xanh / 🟡 vàng / 🔴 đỏ) → rà lại dòng vàng/đỏ → bấm "Lưu tất cả". App tự cảnh báo ("mapping bị lệch") nếu Backlog đổi tên/xóa Issue Type, Custom Field hoặc Status sau khi đã mapping.

🔐Key của tôi (lưu API Key theo tài khoản)

Tab mới ở màn 1.15 — lưu Backlog API Key gắn với tài khoản Google của bạn, dùng lại cho các lần Sync/Pull/Push sau mà không cần nhập lại mỗi lần (khác hẳn trước đây, xem mục 11).

10 Tạm CHƯA cần làm

Ngoài phạm vi đợt dùng thử này:

11 Vài lưu ý khi dùng thử

🔐Backlog API Key — giờ có thể lưu lại theo tài khoản qua tab "🔐 Key của tôi" (màn 1.15, xem mục 9), không bắt buộc phải nhập lại mỗi lần như trước nữa. Nếu bạn chưa lưu, hệ thống vẫn hỏi tạm thời như cũ (không lưu) khi Sync/Pull/Push.
👥Dữ liệu trong 1 dự án là dùng chung cho mọi người có quyền — thao tác xóa hàng loạt ảnh hưởng cả nhóm, cân nhắc kỹ trước khi xóa.
🌱Đây là bản dùng thử — mọi phản hồi (dù nhỏ) đều rất hữu ích để hoàn thiện trước khi mở rộng ra dùng chính thức.

12 Gặp vấn đề / có góp ý?

C
Phạm Minh Châu
Kèm theo: tài khoản Google đang dùng, mã dự án, màn hình đang thao tác, mô tả ngắn gọn vấn đề gặp phải.

📋 Change Log

So với bản phát hành đầu tiên (2026-09-18) — liệt kê MỌI thay đổi ảnh hưởng tới cách dùng app, kể cả những phần do đồng nghiệp phát triển, mới nhất lên đầu.